Wielu przedsiębiorców wykorzystuje w działalności gospodarczej samochody prywatne. Rozliczanie wydatków poniesionych na użytkowanie prywatnego auta w celach służbowych jest bardziej pracochłonne. Trzeba pamiętać o kilku podstawowych zasadach, które pomogą na uniknięcie kłopotów.
Krok pierwszy – prowadź rejestr tras
Każdą podróż służbową powinieneś wprowadzić do ewidencji. Jest to specjalny dokument, w którym musisz umieścić informację o dacie i celu podróży oraz liczbie pokonanych kilometrów. Jeżeli posiadasz więcej niż jeden samochód umieść w ewidencji numer rejestracyjny pojazdu, którym podróżowałeś konkretnego dnia. A jeżeli udostępniasz pojazdy swoim pracownikom również taka informacja powinna się znaleźć w ewidencji.
Po zsumowaniu wszystkich pozycji uzyskasz łączną liczbę pokonanych kilometrów Dana ta pomoże Ci w wyznaczeniu limitu wydatków jakie możesz rozliczyć w danym miesiącu.
Prowadzenie ewidencji jest czasochłonne i przy kilku pojazdach dosyć skomplikowane. Przydatnym narzędziem jest system monitorowania pojazdów, który zapewnia szczegółowe dane. Co ważne wykorzystywanie systemu zmniejsza ilość papierkowej pracy.
Krok drugi – wyznacz limit wydatków
Jeżeli masz już informację o łącznej liczbie pokonanych kilometrów możesz przystąpić do wyznaczenia limitu wydatków. W tym celu przemnażasz sumę kilometrów przez odpowiednią stawkę. Dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3 jest to 0,5214 zł, natomiast dla aut o wyższej pojemności – 0,8358 zł. W ten sposób uzyskasz maksymalną kwotę, którą możesz odliczyć od podstawy opodatkowania.
Krok trzeci – zsumuj kwoty z faktur
Sama ewidencja niestety nie wystarczy. Aby zgodnie z przepisami rozliczać koszty użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych konieczne jest zbieranie faktur i innych dowodów potwierdzających wydatki. Bez tego rozliczenie nie będzie możliwe.
Żeby podliczyć poniesione faktycznie koszty wystarczy zsumować kwoty z faktur. Jeżeli uzyskana liczba mieści się w limicie wyznaczonym w kroku drugim – możesz odliczyć pełną kwotę. Jeżeli wydatki przewyższają limit – nie możesz odliczyć ich w całości.
Co może być kosztem?
Do kosztów można zaliczyć wszystkie wydatki związane z eksploatacją pojazdu. Oznacza to, że należy zbierać faktury za zakup paliwa, płynów eksploatacyjnych i części. Kosztem będą także wydatki na przeglądy okresowe lub wymianę opon.
Obecnie poważnym wydatkiem jest także ubezpieczenie. Do kosztów możesz zaliczyć całkowity koszt polisy ubezpieczeniowej dotyczącej samochodu używanego do celów służbowych. Oczywiście o ile pozwoli na to limit wydatków obliczony w kroku drugim. Warto pamiętać, że polisa ubezpieczeniowa jest dokumentem księgowym i nie należy walczyć z firmą ubezpieczeniową o wystawienie faktury.
Źródło: Tom Tom – Bezpieczna jazda